5 Beste tips als je een locatie voor je evenement zoekt
5 Beste tips als je een locatie voor je evenement zoekt
Als het je taak is om een evenement te plannen, is het belangrijk om de juiste locatie hiervoor te vinden. Of het nu gaat om een grote conferentie, een kleine vergadering, een galadiner of feest, de locatiekeuze kan een evenement echt maken of breken.
Maak een overwogen keuze
Het kiezen van de beste evenementruimte of -locatie is belangrijk voor het algehele succes van je evenement. Hoewel het plannen van locaties tijd kost, hoeft het niet overweldigend te zijn. Voor zowel professionele evenementenplanners als amateurs kan het een leuke uitdaging zijn.
Bij het plannen zijn er veel andere factoren waarmee je rekening mee dient te houden wanneer je begint met het selecteren van de locatie zelf. Hierbij wat tips bij het zoeken voor een locatie voor je evenement
Plaats van de evenement locatie
Een van de belangrijkste dingen van je evenement is de locatie. Het dient goede vervoersverbindingen te hebben en voldoende parkeergelegenheid en als het evenement over een paar dagen duurt, kan je een accommodatie zoals een hotel overwegen. Een makkelijk bereikbare locatie is erg belangrijk, omdat het kan helpen voorkomen dat gasten of bezoekers te laat komen, verdwalen of helemaal niet komen opdagen. Controleer je agenda, want de tijd zal veel beslissingen beïnvloeden, inclusief de locatie naar keuze. Afhankelijk van het soort evenement dat je plant, kan het zijn dat je ofwel flexibel dient te zijn met je evenementdatum om de locatie te krijgen die je wilt, of dat je flexibel dient te zijn met de locatiekeuze om de gewenste datum te krijgen.
Grootte van de evenement locatie
Eerst dien je het aantal gasten of bezoekers die naar verwachting naar je evenement komen te bepalen en vervolgens uitzoeken wat voor ruimte er nodig is. Het is belangrijk dat de grootte en capaciteit van de locatie kloppen, te klein en je loopt het risico overvol en ongemakkelijk te zijn, te groot en je gasten zien er verloren uit.
Eten en drinken
Als het menu goed is, zal het een van de dingen zijn waar je gasten over zullen praten, lang nadat het evenement heeft plaatsgevonden. Of het nu gaat om hapjes, een driegangenmenu of een borrel, zorg ervoor dat er voor ieder wat wils is. Vergeet niet om vegetarische alternatieven aan te bieden en kijk of de locatie geschikt is voor mensen met speciale vereisten, zoals voedselallergieën.
Technologie
Bekijk de beschikbare technologie en zorg ervoor dat de locatie die dag technische ondersteuning kan bieden. De meeste goede evenement locaties beschikken over hoogwaardige audio- en videoapparatuur en kies voor een locatie met een sterke wifiverbinding, aangezien er geen twijfel over bestaat dat veel van je bezoekers hun laptops, tablets en smartphones willen gebruiken. Al is het maar voor die ene foto op Facebook.
Reputatie van de evenement locatie
Voordat je een locatie kiest, dien je ervoor te zorgen dat je tevreden bent met alle faciliteiten, het personeel en de klantbeoordeling van klanten die voorheen de evenement locatie hebben gebruikt. Je weet dat je in goede handen bent als de service uitstekend is en dat je bezoekers veel meer van het evenement zullen genieten.